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Ferramentas gratuitas: opções para funcionários de pequenas empresas trabalharem remotamente

por: Eli de Souza, CCNA, graduado em Gerenciamento de Redes de Computadores, com especialização em redes de telecomunicações, Pós-Graduação em Gestão de Projetos e MBA em Gestão de Negócios.


A TI da sua empresa ainda não está preparada para que os funcionários trabalhem remotamente? Confira algumas dicas de ferramentas que podem ajudá-lo neste período de quarentena.

O momento que estamos vivendo é de distanciamento e até mesmo de isolamento social como medidas de contenção da disseminação do novo coronavírus, segundo recomendações de especialistas do Ministério da Saúde, da Organização Mundial da Saúde e de outros órgãos governamentais.

Neste contexto, a orientação é para todos que puderem, ficarem e trabalharem em casa. A prática de trabalhar em casa, ou também conhecida como home office, exige que a empresa tenha uma infraestrutura de TI que permita aos funcionários acessarem seus arquivos de trabalho, usarem os telefones, participarem de reuniões, enfim, manterem suas rotinas e produtividade como se estivessem no local de trabalho. Construir, gerenciar e manter uma infraestrutura de TI capaz de proporcionar aos seus colaboradores que trabalhem remotamente a partir de qualquer lugar pode ser algo complexo e de custos consideráveis para empresas de grande porte. Porém, como as micro e pequenas empresas que muitas vezes nem têm uma estrutura de TI, podem se organizar para que seus colaboradores trabalhem remotamente?

As micro e pequenas empresas podem ser classificadas de acordo com o número de empregados e com o faturamento bruto anual. De acordo com uma pesquisa realizada pelo Sebrae, no Brasil existem 6,4 milhões de estabelecimentos. Desse total, 99% são micro e pequenas empresas (MPE). Segundo o Portal do Empreendedor, no Brasil existem 3,7 milhões de MEI (dezembro/2013).

Pensando nessa realidade, empresas criadoras e fornecedoras de tecnologia têm disponibilizado, por período limitado, algumas de suas ferramentas de comunicação, armazenamento de dados, comunicação e colaboração incluindo videoconferência e telefonia.

Cisco, empresa líder mundial em diversas soluções de telecomunicações, segundo comunicado de Laércio Albuquerque, presidente da Cisco no Brasil, ofereceu licenças gratuitas para uso do Webex, sua plataforma de videoconferência.

Outra gigante do segmento de Tecnologia da Informação, a Microsoft já disponibiliza e-mails gratuitos como Hotmail e Outlook, além do One Drive e One Note, e, também, disponibilizará licenças do Teams, de forma gratuita, até janeiro de 2021. Para fazer uso do Teams, o interessado precisa fazer um cadastro com seu endereço de e-mail e se inscrever na versão disponibilizada.

Com o Microsoft Teams é possível realizar chamadas de videoconferências, eventos ao vivo, gravação e compartilhamento de tela, suporte remoto, chat, além de diversas integrações com outros aplicativos do Office.

Google, que disponibiliza gratuitamente o Gmail, o Drive para armazenamento de arquivos, e o Agenda, também anunciou que o Hangouts Meet ficará disponível gratuitamente até 1° de julho de 2020, onde é possível gravar e salvar suas chamadas de voz e vídeo diretamente no Google Drive. Além disso, o Google DUO, um aplicativo para realização de chamadas de voz e vídeo, poderá ser usado para conferência com até 12 participantes e não apenas 8, como era anteriormente.

Outra iniciativa que merece destaque é a LogMeIn, desenvolvedora de ferramentas de comunica que está disponibilizando gratuitamente o uso dessas ferramentas por um período de 90 dias.

Sentiu falta de soluções de atendimento telefônico com URA, filas de atendimento e transferências de chamadas? A TeleSíntese publicou em seu site essa semana que a Code7 está disponibilizando licenças gratuitas de 5 ramais de seu PABX Virtual, para pequenas empresas e um número ilimitado para empresas de serviços essenciais.

Ainda falando de opções de telefonia, é possível usar softphones gratuitos como 3CX, Xlite e o MicroSIP. Os softphones são softwares que permitem ao usuário fazer ligações telefônicas usando uma conexão com a Internet. Ao se integrarem ao PABX da sua empresa, permite, por exemplo, que você tenha o mesmo ramal do escritório no seu notebook.

Você precisa de soluções de Workspaces, ou seja, áreas de trabalho virtuais, que podem ser usadas e acessadas de qualquer lugar e em qualquer dispositivo? A Bitrix24 oferece uma solução free que pode atendê-lo.

Como o objetivo é compartilhar conhecimento de qualidade, abro espaço aqui para citar que existem várias plataformas disponibilizando excelentes treinamentos gratuitos como é o caso da CourseraUdemy, FGV e da própria GoogleVale a pena conferir e por que não disponibilizar essa facilidade para seu colaborador? Assim ele fica em casa trabalhando, sem perder a produtividade e você ainda o mantém motivado, incentivando-o a se qualificar.

Este artigo não tem o objetivo de discutir sobre as questões de segurança por trás de cada solução citada. Entretanto, para manter minimamente a segurança dos seus dados e da sua empresa, considere algumas dicas básicas:

  • Evite se conectar à rede da sua empresa usando Internet pública como de praças e aeroportos e desconfie sempre se redes wi-fi que não exigem senhas para se conectar.
  • Se for necessário usar uma Internet pública, o faça se conectando através de soluções de VPN (Virtual Private Network), que permite que os dados trocados entre seu computador e sua empresa sejam criptografados.
  • Certifique-se que o sistema operacional e o software de antivírus do seu computador pessoal sejam originais e estejam devidamente atualizados.
  • Evite navegar por sites de conteúdos suspeitos, com valores promocionais “milagrosos” e cuidado ao receber links por e-mails, mesmo que seja de um remetente conhecido. Antes de clicar em algum endereço, passe o mouse na mensagem para ver se no canto da tela o link está te direcionando para o endereço indicado.
  • Jamais compartilhe suas senhas com alguém, troque-as periodicamente e tenha senhas diferentes para diferentes sistemas. Para que você não tenha que anotar suas senhas na página de uma agenda, faça uso de softwares conhecidos como cofre-de-senhas. Seguindo as dicas de soluções free, o Keepass é uma boa alternativa. O objetivo deste artigo é apresentar opções gratuitas de ferramentas e plataformas úteis para a realização do trabalho remoto e não existe o interesse de defender nenhuma marca ou fabricante.
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